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La productivité est en enjeu essentiel dans toute organisation. Mais il n’est pas toujours simple de savoir gérer son temps au travail. De nombreux outils nous permettent d’y voir plus clair, d’être mieux organisé, ou encore d’automatiser certaines tâches.
Même si ce n’est pas l’outil qui fait la productivité, il va permettre de vous aider à rester efficace ! Voici une liste de 10 logiciels qui peuvent sûrement vous être utiles.
Outils de productivité : gain de temps
Toggl, pour mesurer le temps de travail
Les outils de gestion de temps ne sont pas mis en place pour surveiller le temps de travail des collaborateurs mais plutôt pour augmenter la productivité des équipes. L’objectif ? Rationaliser les tâches.
Toggl permet de mesurer le temps passé sur un projet. Application de time tracking, elle offre une grande flexibilité pour organiser votre suivi du temps : manager le temps de travail, suivi budgétaire, reportings, etc. Grâce à Toggl, la gestion des projets et des équipes est simplifiée grâce à un tableau de bord qui regroupe l’ensemble des collaborateurs et le temps de travail de chacun.
En tant qu’administrateur, vous pouvez aussi envoyer des emails ou notifications automatiques de rappel. La saisie des données peut être rappelée grâce à un simple formulaire à remplir.
Disponible en forfait gratuit, Toggl propose aussi trois formules payantes par abonnement mensuel, qui dépendra du nombre d’utilisateurs. Du plan Pro à 10$, Pro Plus à 20$ et Business à 59$, chacun dépendra des fonctionnalités dont votre organisation aura besoin.
Alternatives : Time Doctor, Timely
Zapier, pour automatiser les tâches récurrentes
Le meilleur moyen de gagner du temps d’augmenter votre productivité est l’automatisation des tâches.
Zapier permet d’automatiser vos tâches quotidiennes répétitives. Faciles à mettre en place, les workflows, ou “Zaps”, déclenchent automatiquement l’évènement demandé. Pas besoin d’avoir de notions en code ! Zapier se connecte avec plus de 2000 applications. De plus, l’un des grands avantages de cet outil est qu’il propose des modèles de “Zaps” déjà existants, pour gagner encore plus de temps !
L’inscription à Zapier est gratuite et offre une version d’essai de 14 jours. Un plan Starter à 20$ par mois vous permettent d’activer jusqu’à 20 “Zaps”.
Alternatives : Integromat, n8n, Automate.io
Outils de productivité : gestion de projet
On ne pouvait pas parler de productivité sans parler de gestion de projet ! Les outils de gestion de projet sont très efficaces pour gagner en productivité. On retrouve des services simples, ou des systèmes plus complexes adaptés à tout type d’organisation.
Trello, application de gestion des tâches
Trello est sans doute l’outil de productivité et de gestion des tâches le plus répandu et incontournable. Simple d’utilisation, l’outil est très intuitif. Trello suit la méthode Kanban, méthode agile que vous pouvez construire sur d’autres outils.
Les tableaux Trello vont regrouper l’ensemble des informations de votre projet. Ils peuvent être présentés sous forme de cartes et listes, timeline, tableur, calendrier, ou tableau de bord.
Intuitif, puissant et complet, vous pouvez aussi personnaliser votre outil de productivité grâce à de nombreuses extensions, mais aussi des fonds d’écran et stickers.
La version gratuite de Trello est déjà très complet : jusqu’à 10 tableaux, accès illimité aux power-ups, 250 exécutions d’automatisations avec Butler, etc. Pour accéder à plus de fonctionnalités, trois forfaits sont disponibles de 5$, 10$ à 17,50$ par mois et par utilisateur.
Monday, organiser le travail en équipe
Monday est l’une des solutions de productivité et gestion de projets les plus visuels. L’interface est claire et simple à utiliser. Vous pouvez créer un flux de travail personnalisé, identifier les différentes tâches et repérer l’activité de vos collaborateurs sur le projet grâce à des codes couleur et photos miniatures.
Pour savoir où se situer dans l’avancement du projet, Monday permet à chacun d’avoir accès à la progression d’équipe, et personnelle. Idéal pour augmenter la productivité de chaque membre de l’équipe !
Très complet, l’outil s’impose de plus en plus face à Trello. Il propose également différents modes de vues : kanban, calendrier, graphiques, carte, timeline, etc.
Monday propose une version gratuite, très limitée, et différents abonnements à partir de 8€ par mois et par utilisateur.
Alternatives : Asana, Basecamp, Zoho Project
Outils de productivité : travail collaboratif
Notion, l’application qui centralise toutes vos tâches
Créée dans le but de centraliser tout son travail en un seul et même endroit, Notion est l’outil idéal pour éviter de naviguer d’outils en outils. Il permet de gérer des projets, tâches, notes, documents et tableaux, sur un emplacement dédié et partagé en équipe.
Notion rassemble réellement tout ce dont les équipes ont besoin. Vous pouvez y déposer et organiser toutes les connaissances nécessaires au bon fonctionnement de votre organisation.
Son interface minimaliste, intuitive et ultra personnalisable vous permet de classer vos projets par priorité, suivre l’avancement de vos projets, mais aussi réaliser des tableaux à partir de vos bases de données.
Une fonctionnalité de création de “Wikis” permet de créer un espace commun pou donner à des informations telles que les documentsRH, coordonnées professionnelles, etc.
La version gratuite de Notion permet de mettre en place jusqu’à 1000 éléments de contenu. La première version d’abonnement pour les entreprises est de 8$ par mois et par utilisateur ; elle vous permettra d’ajouter un nombre illimité de contenus.
Alternatives : Coda, Craft, ClickUp
Miro, le tableau blanc virtuel collaboratif
Solution de tableau blanc collaboratif en ligne, Miro permet de partager des idées en équipe. Utilisé en réunions, ateliers, workflows, brainstorming, mind mapping, etc., il est un outil très puissant.
Plusieurs collaborateurs peuvent éditer un même tableau, en même temps. Visualisation en temps et en heure des mouvements et modifications de votre équipe, partage d’écran, appels vidéo et audio, Miro propose aussi une large galerie de templates. Les possibilités sont immenses : mindmap, tableau kanban, planning évènementiel, etc.
Pour les workflows, l’outil propose aussi diverses intégrations : Dropbox, Google Suite, Jira, Teams, Slack ou encore Sketch et Adobe XD.
Miro propose deux plans d’abonnement : de 10$ à 16$ par mois, et limité en nombre d’utilisateurs et de tableaux. Pour plus de besoins, vous devez contacter le service commercial Miro.
Alternatives : Whimsical, Mural
Outils de productivité : stockage de fichiers
GoogleDrive, pour stocker, consulter et partager des fichiers
Incontournable, Google Drive est un service de stockage d’espaces sécurisés qui permettent d’importer et partager des fichiers (jusqu’à 15Go en version gratuite).
L’importation se fait facilement, et en quelques secondes seulement, et leurs synchronisation permet de consulter vos données où que vous soyez. L’un des plus grands avantages des outils appartenant à Google est que l’utilisateur peut facilement consulter le document en question, mais aussi le compléter, modifier, etc. Google Drive est parfait pour le stockage de fichiers, mais aussi pour travailler en collaboration sur un même document.
Pour plus d’espace de stockage, les abonnements vont de 1,99€ à 9,99€.
Dropbox, stocker et partager des fichiers via le cloud
Dropbox est un service de stockage en ligne qui permet de stocker, d’enregistrer et de partager tous types de fichiers. Les utilisateurs peuvent stocker et gérer des fichiers (documents, photos, vidéos), même volumineux. Vous pouvez également les partager sur n’importe quel navigateur web. Son utilisation est très simple.
Avec Dropbox, vous pouvez gérer vos fichiers stockés, partager des documents, visionner des fichiers (même supprimés il y a moins de 30 jours), sécuriser vos données.
Une version gratuite de l’outil est disponible et donne accès à 2 Go d’espace de stockage pour un utilisateur. Son service cloud offre une capacité de stockage avancée : de 9,99€ à 16,99€ par mois et par utilisateur.
Outils de productivité : booster son contenu
Buffer, solution de planification des posts
Connu par les community mangers et équipes marketing, Buffer propose aujourd’hui 4 outils :
- Publishing : pour planifier des posts sur les réseaux sociaux
- Analytics : pour analyser ses performances et créer des rapports
- Engagement : pour interagir facilement avec ses commentaires
- Start page : pour une landing page personnalisée
L’outil est très intuitif et sa courbe d’apprentissage et moins complexe que sur des outils tels qu’Hootsuite. Buffer comprend les principales fonctionnalités donc vous aurez besoin pour une gestion efficace de vos réseaux sociaux.
Gratuit jusqu’à 3 profils sociaux, 10 posts programmés par compte et 1 utilisateur, Buffer propose des formules débutant à 15€ par mois. L’abonnement dépendra du nombre d’utilisateurs, de profils, et de posts programmés.
Alternatives : Hootsuite, Agorapulse
Feedly, pour une veille efficace
Il existe de nombreux outils permettant de faciliter la curation de votre contenu. Feedly est agrégateur de flux RSS, outil de veille d’informations. Plateforme complète, elle peut réunir différents types de contenus en un seul et même endroit (actus, blogs, podcasts, etc.). Il intègre même les vidéos YouTube, pour offrir la plus large palette d’outils possible.
L’objectif est de faciliter votre veille, partager des informations pertinentes, et organiser vos contenus favoris.
Disponible en version gratuite, Feedly propose une version payante à partir de 6$ par mois.
Alternatives : Netvibes, Flipboard
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