Automatisation des processus et des tâches récurrentes

Aujourd'hui, beaucoup de processus et de tâches sont chronophage, ces tâches nuisent à la productivité et à la motivation. La croissance d'une entreprise implique souvent une gestion administrative fastidieuse qui vous prend énormément de temps qui pourrait être consacré au développement de votre entreprise et aux activités qui ont une réelle valeur sur votre business.

Sans compter la marge d'erreur et la circulation de l'information qui se fait de plus en plus ressentir au fur et à mesure que votre entreprise grandit.

L’automatisation No Code est donc pensée dans l’optique de faciliter l’organisation, le traitement et le partage des tâches au sein de votre entreprise.

Qu'est ce que l'automatisation des processus ?

Faire recours aux automatisations pour gagner un temps considérable et gagner en productivité est de plus en plus utilisés par les entreprises, surtout les PME et TPE. L'automatisation est une technique qui permet de supprimer ou d'assouplir certains processus d'entreprises répétitifs à faibles valeurs ajoutés. Ainsi, le recours à l'automatisation des tâches rentre dans une logique de gains de temps et de productivité. Cela permet à l'entreprise de se concentrer sur des tâches importantes qui demandent une certaine expertise.

Quels avantages d'automatiser ses processus d'entreprise ?

Gagnez du temps en automatisant vos tâches récurrentes

Le principal avantage de l'automatisation des tâches et des processus se voit dans le gain de temps considérable qu'il entraîne. L'automatisation des processus de travail réduit considérablement les efforts consacrés à la saisie des données et à la gestion des équipes, ce qui permet aux employés et aux responsables de se concentrer sur le coeur de leur activité et sur les tâches à hautes valeurs ajoutées. Supprimer l'action humaine sur certains process plutôt que de les effectuer manuellement permet de rendre l'entreprise plus agile et plus efficace.

Gagnez en productivité

Pour une entreprise, l'automatisation des tâches permet des prises de décisions plus rapides. Cela permet d'aller plus vite et laisse la place aux collaborateurs de se concentrer sur des choses plus essentielles. Supprimer les tâches rébarbatives donne lieu à une meilleure qualité de vie au travail.

Réduction des erreurs

Des processus automatisés réduisent forcément la marge d'erreur due au manque de concentration, d'omission ou à l'inattention des employés qui à pour cause des tâches longues et répétitives.

Gain d'argent

L’automatisation des processus permet d’avoir un gain de temps, de productivité et donc un gain financier évident pour les entreprises.

Facilite l'échange d'informations

Un des avantages significatifs est le fait que l'automatisation favorise et facilite les échanges d'informations dans la structure. Ces échanges sont en temps réel, cela accélère donc la circulation des informations et donc la prise de décision.

Exemple d'automatisation de processus

Automatiser la prospection

Les réponses aux séquences de prospection reçues peuvent être automatiquement envoyées dans votre CRM pour que vos collaborateurs puissent avoir une visu claire et globale des tous leurs prospects, savoir dans quelle séquence ils se trouvent, et toutes les données nécessaires qui semblent importantes à vos équipes.

Envoyer un rappel dans Slack lorsqu'une réunion va bientôt commencer

Et oui, ça nous est déjà tous arrivé (ou presque) d'oublier une réunion qui était programmée. Une automatisation toute simple qu'il est possible de faire est d'envoyer un rappel sur slack 30 minutes avant votre réunion.

En petit bonus, vous pouvez envoyer un mail de rappel à toutes les personnes présentes dans une réunion pour avoir une confirmation de leur présence et au passage faire un rappel de réunion.

Génération de documents et envoie automatique

Cette automatisation est très utile et fait gagner un temps précieux à beaucoup de métier. C'est la génération d'un document et l'envoie de ce document à un client, un employé ou un prospect, et tout ça automatiquement. Cela peut être une convention, une facture ou encore un courrier à envoyer par la poste.

Comment automatiser mes processus ?

Schématiser les processus actuels

Avant de commencer quoique que ce soit, il est essentiel de schématiser votre processus actuel. Cela va permettre de mieux comprendre tous vos workflow en les décomposant et en décrivant le plus précisément possible toutes les étapes qui peuvent interagir avec vos processus. Pour faire ce travail je vous conseil Whimsical qui est un outil de travail unifié pour la réflexion et la collaboration.

Regarder ce qui peut être optimisé et automatisé

Avant de commencer les automatisations de vos workflow, il est important de définir les tâches et processus à automatiser. C'est là que le schéma précédemment confectionné entre en jeu. Il faut bien comprendre que les automatisations n'ont pas pour but de remplacer complètement l'humain, mais plutôt l'aider à travailler mieux en lui allégeant le travail de certaines tâches à effectuer. Grâce à la schématisation, vous allez rapidement voir là ou vos collaborateurs perdent du temps et ou est ce que vous pourriez gagner en productivité.

Les outils

Le choix des outils est primordial pour une entreprise. Aujourd'hui, la plupart des outils sont automatisables mais il est important de vérifier si les automatisations que vous avez définies sont envisageables.

Conception des automatisations

Une fois toutes les étapes précédentes bien préparées, vient la conception des automatisations. Vous aurez préalablement schématisé tout votre processus et examiné les améliorations à apporter. L'outil a également était choisi dans l'étape précédente. La conception est juste la pratique de ce que vous avez déjà réfléchi avant. Faut-il savoir utiliser les outils qui vont vous aider à automatiser votre processus. Pour cela, il peut-être judicieux de s'entourer d'experts.

Former les employés

La formation des employés sur les automatisations des processus mis en place est la dernière étape à aborder et l'une des plus importantes. Cette étape vient même en parallèle de la conception des automatisations, c'est là où vous allez recueillir les ressentis de vos collaborateurs et ainsi limiter les points de blocage. Il faut garder à l'esprit que vous n'allez pas être le seul à profiter de ces techniques et que récolter les avis des personnes qui travaillent avec vous est la clé de voûte pour réussir cette procédure.

Les outils d'automatisation

Integromat : notre coup de coeur

Integromat est une puissante plateforme d'intégration qui vous permet de visualiser, concevoir et automatiser votre travail en quelques minutes. Il vous permet de connecter des applications et d'automatiser des flux de travail en quelques clics. Déplacez les données entre les applications sans effort pour vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

Zapier : le plus connu

Zapier déplace automatiquement les informations entre vos applications Web, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre travail le plus important.

Automate

Automate.io connecte toutes vos applications en nuage avec une facilité déconcertante. Automatisez le marketing, les ventes, les paiements ou tout autre processus commercial.

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Si tu veux en savoir plus sur le sujet, on a fait un article dédié à ces différents outils d'automatisation.

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